Artikel 28 lid 1 onder f. van de Wet op de Loonbelasting legt aan de werkgever de verplichting op om “een afschrift” van paspoort of ID in de loonadministratie te bewaren. Als je als werkgever alleen naar deze bepaling kijkt, zou je een paspoort van de eerste tot en met de laatste pagina moeten kopiëren en moeten bewaren. Anderzijds kunnen we vaststellen dat het voor het doel van de bepaling – te weten het vaststellen van de identiteit van de werknemer – helemaal niet nodig is om ook visa, gegevens van kinderen en dergelijke mee te kopiëren. Hoewel de juridische grondslag om de letterlijke tekst van artikel 28 te beperken niet helemaal helder is, is het met het oog op de AVG zonder meer terecht dat de Autoriteit Persoonsgegevens het bewaren van een afschrift beperkt tot pagina 2 van het paspoort. Dat is de achterkant van de harde pagina in het paspoort.
Ondertussen is wel de vraag waarom de werkgever überhaupt nog afschriften in zijn loonadministratie zou moeten/mogen bewaren. Dit blijft immers riskant in verband met identiteitsfraude. Zeker als het burgerservicenummer zichtbaar is. De Orde van Advocaten verplichtte ons als advocatenkantoor tot voor enige tijd ook om niet alleen de identiteit van nieuwe cliënten vast te stellen, maar ook om een afschrift van hun paspoort of ID in het dossier te bewaren. Daarop hebben wij erop gewezen dat daar geen wettelijke verplichting voor valt aan te wijzen. Daar kregen we gelijk in. Nu leggen we alleen nog in de opdrachtbevestiging vast dat de identiteit is vastgesteld.
Bovendien is de vraag waarom de Autoriteit met betrekking tot buitenlandse paspoorten op de site vermeldt dat daarvan wèl kopieën moeten worden bewaard, inclusief de persoonlijkheidskenmerken, de handtekening, stempels en gegevens van kinderen. Het enige wat je bij buitenlandse paspoorten redelijkerwijs extra lijkt te kunnen verlangen is een kopie van visum en tewerkstellingsvergunning.
Wat mij betreft handelen werkgevers op dit moment verantwoord door het bewaren te beperken tot kopieën van de achterkant van de harde pagina van het paspoort, van de voor- en achterkant van het ID plus – in voorkomende gevallen – van het visum en de tewerkstellingsvergunning. Ik denk dat we in de nabije toekomst een verdere beperking en/of een aanpassing van artikel 28 gaan zien. En ik weet eigenlijk wel zeker dat de informatie op de site van de Autoriteit met betrekking tot buitenlandse paspoorten binnenkort aangepast gaat worden.
